Effizient und komfortabel: die neue Abacus-Lösung des Verbands Schweizer Abwasser- und Gewässerschutzfachleute (VSA), realisiert durch fidevision.

Die alte IT-Lösung des VSA (Verband Schweizer Abwasser- und Gewässerschutzfachleute) war nicht mehr auf der Höhe der Zeit: Vieles, was man gerne gemacht hätte, liess sich damit nicht bewerkstelligen. Besonders augenfällig war dies bei der Verwaltung der zahlreichen Kurse, die der VSA anbietet. So konnten beispielsweise die erfassten Teilnehmerdaten für die Rechnungstellung nicht verwendet werden. Zwischen den verschiedenen Anwendungen fehlte die Durchlässigkeit, man musste Daten doppelt erfassen. Die unbefriedigende Situation entwickelte sich zu einem akuten Problem, als die Wartung für die bisher verwendete Software eingestellt wurde.

Abacus kann mehr als vermutet
Die neue Software sollte durchlässig sein und den aufwändigen Mehrfacherfassungen ein Ende bereiten. Offerten wurden eingeholt. Ein Angebot erfüllte die Vorgaben, war aber teuer. Abacus war nicht im Fokus. Beim VSA kannte man die Software nur als Buchhaltungsprogramm, in früheren Jahren hatte man sie sogar selbst benutzt. Auf Anregung eines Vorstandsmitgliedes wurde Abacus doch noch in Betracht gezogen. Die Google-Suche nach einem Anbieter führte zu fidevision, einem ausgewiesenen Spezialisten für Abacus-Lösungen. «Wichtig war uns, einen Anbieter zu finden, der Abacus-Goldpartner ist und Erfahrung hat mit Online-Shop-Lösungen», berichtet Yvonne Gander, die beim VSA das IT-Projekt mitverantwortete.

«Abacus kann viel mehr als nur Buchhaltung», stellte man beim VSA fest. Die Lösung, welche die Spezialisten von fidevision mit Modulen und Tools von Abacus entwickelten, überzeugte und lag preislich einiges unter der Konkurrenzofferte. Dabei waren die Anforderungen alles andere als banal. Das Kurswesen des VSA ist komplex und sollte von der Anmeldung über die Verrechnung und Verbuchung bis zur Ausstellung von Kurszertifikaten möglichst automatisch ablaufen. Komplex ist auch die Mitgliederverwaltung, denn sowohl Institutionen und Firmen als auch Einzelpersonen können Mitglied sein – und sie zahlen unterschiedliche Mitgliederbeiträge. Je nach Rolle, in der jemand mit dem VSA zu tun hat, soll manchmal die Privatadresse, manchmal die Geschäftsadresse verwendet werden.

Die fidevision ag ist eine Software-Dienstleisterin. Sie setzt auf Abacus, weil sich die marktführende Schweizer Software seit Jahren als stabil, leistungsstark, benutzerfreundlich und ausbaufähig bewährt. Und weil Abacus laufend weiterentwickelt wird und darum auch die Herausforderungen von morgen meistert.

Viel effizienter als vorher
Seit Anfang 2019 arbeitet der VSA mit dem neuen System. «Wir sind viel effizienter als vorher», freut sich Yvonne Gander. Das umfassende Kursangebot, das wir heute haben, könnten wir mit der alten Software nicht mehr stemmen. Seit wir Abacus nutzen, haben wir zudem Neuerungen eingeführt, die wir vorher nicht bzw. nur mit riesigem Aufwand hätten bewältigen können. Wer sich heute für einen Kurs anmeldet, bekommt eine automatische Anmeldebestätigung. Zudem kann kurz vor dem Kurs eine automatisierte Durchführungsbestätigung versandt werden.

Anspruchsvoll war die Verrechnung der Kurse. Neben der Kursgebühr fallen ja auch andere Kosten an, zum Beispiel für Fachliteratur, Mahlzeiten oder Übernachtungen. Und für diese gelten unterschiedliche Mehrwertsteuersätze. Mit dem Abacus-Modul Abea (Auftragsbearbeitung) hat fidevision eine Lösung gefunden, um solche Kosten korrekt zu verrechnen und zu verbuchen. Sind Daten einmal erfasst, können sie für verschiedene Zwecke genutzt werden. Das ist ein grosser Zeitgewinn und eine qualitative Verbesserung, denn es gibt viel weniger Fehlerquellen.

Automatische Anbindung der Homepage
Ein Highlight ist die Anbindung der Homepage. Eine Mutation bei den Mitgliedern oder bei einer Fachgruppe erscheint automatisch auch auf der Homepage. Und Besucher der Homepage wissen sofort, ob es in einem Kurs noch freie Plätze hat oder ob dieser ausgebucht ist. Diese Anbindung bedeutet für die VSA-Geschäftsstelle eine grosse Vereinfachung und Zeitersparnis. Die Angaben auf der Homepage sind immer aktuell, ohne dass dafür Aufwand entsteht.

Eine besondere Herausforderung war der Verkauf von Publikationen durch den VSA. Fachpublikationen werden in gedruckter Form und als PDF-Datei angeboten. Um die Weitergabe bzw. den Wiederverkauf der PDF-Dateien zu verhindern, müssen diese mit einem Wasserzeichen versehen werden. Abacus hat dafür eigens eine Lösung programmiert, denn Standardapplikationen gab es nicht.

Die Note acht von zehn gibt das anspruchsvolle VSA-Team der neuen Software. Die früheren Doppelspurigkeiten sind ausgemerzt, vieles ist automatisiert. «Man gewöhnt sich schnell an den neuen Komfort», bemerkt Direktor Stefan Hasler. Und weil Abacus so viel könne, kämen Ideen für Neues. «Manchmal deponieren wir bei fidevision Wünsche und das meiste davon lässt sich auch realisieren», ergänzt Yvonne Gander. «Anfangs gab es im System ein paar Kinderkrankheiten, doch diese sind weitgehend ausgemerzt. Stehen wir irgendwo an oder läuft etwas nicht, hilft fidevision rasch.»

Abacus ist ausbaufähig und skalierbar. Egal welche Wünsche der VSA noch hat, mit Abacus ist sehr vieles machbar. Mit der bewährten Schweizer Software und dank der Zusammenarbeit mit fidevision ist der VSA für die Zukunft gerüstet.

VSA: für saubere Gewässer
Gewässer schützen und eine nachhaltige, Wasserwirtschaft weiterentwickeln: Diesen Zielen hat sich der 1944 gegründete Verband Schweizer Abwasser- und Gewässerschutzfachleute (VSA) verschrieben. Im Verband sind Gewässerschutzfachleute zusammengeschlossen. Er bietet Aus- und Weiterbildungen an, erarbeitet Regelwerke zu Sicherheit und Qualität, informiert über den Gewässerschutz und engagiert sich politisch für saubere Gewässer. Zu den Mitgliedern gehören Gemeinden und Betreiber von Abwasserreinigungsanlagen, die für Gewässerfragen zuständigen Ämter oder Fachstellen auf kantonaler und auf Bundesebene, Firmen aus der Abwasser- und Gewässerschutzbranche sowie Einzelpersonen, die im Fachgebiet tätig sind.